Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz: Warum Adressanbieter deinen Ausweis sehen müssen

Wer eine Geschäftsadresse bucht, wird nach seinem Ausweis gefragt. Manche wundern sich: Ich miete doch nur eine Adresse? Die Antwort steht im Geldwäschegesetz. Dieser Beitrag erklärt, warum die Prüfung Pflicht ist, wie sie bei Firmenhafen abläuft und warum ein Anbieter ohne Prüfung ein Warnsignal ist.

Warum das Geldwäschegesetz für Adressanbieter gilt

Firmenadressen können missbraucht werden, etwa für Scheinfirmen, die Geld waschen oder Kunden betrügen. Der Gesetzgeber hat deshalb Anbieter von Geschäftsadressen ausdrücklich in den Kreis der Verpflichteten aufgenommen. § 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG nennt Dienstleister für Gesellschaften und Treuhandvermögen, wenn sie für Dritte unter anderem folgende Dienstleistung erbringen:

„Bereitstellung eines Sitzes, einer Geschäfts-, Verwaltungs- oder Postadresse und anderer damit zusammenhängender Dienstleistungen für eine juristische Person, für eine Personengesellschaft oder für eine Rechtsgestaltung nach § 3 Absatz 3“ (§ 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. c GwG)

Daraus folgen die allgemeinen Sorgfaltspflichten des Gesetzes, insbesondere die Identifizierung des Vertragspartners.

Was geprüft wird

So läuft die Prüfung bei Firmenhafen ab

1. Nach der Buchung und der Zahlung startest du die Prüfung direkt auf der Seite.
2. Du fotografierst deinen Reisepass oder Personalausweis live mit dem Smartphone oder der Webcam.
3. Du machst ein kurzes Selfie, das mit dem Ausweisfoto abgeglichen wird.
4. Das Ergebnis kommt in der Regel nach kurzer Zeit. Klappt es nicht, bekommst du eine E-Mail mit einem Link für einen neuen Versuch.

Die Prüfung läuft über einen spezialisierten Dienstleister. Du musst dafür nicht nach Berlin kommen.

Was danach passiert

Sobald wir deine Angaben geprüft haben, bekommst du den Nutzungsvertrag per E-Mail. Bis dahin nehmen wir deine Post bereits an. Gescannt oder weitergeleitet wird sie nach Abschluss der Prüfung.

Datenschutz

Die Ergebnisse der Identifizierung müssen nach dem Geldwäschegesetz aufbewahrt werden. Wir speichern nur, was dafür nötig ist, und beschreiben den Umgang in unserer Datenschutzerklärung.

Warum ein Anbieter ohne Prüfung ein Warnsignal ist

• Er erfüllt eine gesetzliche Pflicht nicht. Das kann zu Bußgeldern und zur Schließung führen, und deine Adresse wäre dann weg.
• An derselben Adresse könnten Scheinfirmen sitzen. Das schadet dem Ruf aller Kunden an dieser Adresse.
• Banken und Behörden schauen bei solchen Adressen genauer hin.

Welche Angaben genau erhoben werden

Das Geldwäschegesetz schreibt ziemlich genau vor, was ein Anbieter erfassen muss. Nach § 11 Abs. 4 GwG sind das:

Dazu kommt der wirtschaftlich Berechtigte: die natürliche Person, die hinter einer Gesellschaft steht. Nach § 11 Abs. 5 GwG sind von ihr zumindest Vor- und Nachname zu erheben. Ein Blick ins Transparenzregister allein genügt dafür ausdrücklich nicht, die Angaben müssen beim Kunden selbst erhoben werden.

Was mit deinen Daten passiert

Der Anbieter darf und muss Kopien deines Ausweisdokuments anfertigen (§ 8 Abs. 2 GwG). Diese Unterlagen werden nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre aufbewahrt und spätestens nach zehn Jahren vernichtet. Das ist keine Willkür des Anbieters, sondern gesetzliche Pflicht.

Ändern sich deine Angaben im Lauf der Geschäftsbeziehung, etwa die Geschäftsführung oder die Firma, musst du das nach § 11 Abs. 6 GwG „unverzüglich“ mitteilen.

Warum das auch dich schützt

Die Prüfung wirkt auf den ersten Blick wie Bürokratie. Sie hat aber einen Zweck, der auch dir nützt:

• Sauberer Standort: An einer Adresse, an der alle Kunden geprüft werden, haben es Scheinfirmen deutlich schwerer. Das schützt den Ruf deiner eigenen Firma.
• Weniger Ärger mit Banken: Banken schauen bei Geschäftsadressen genau hin. Eine Adresse mit ordentlicher Prüfung wirft keine Fragen auf.
• Verlässlicher Anbieter: Wer das Gesetz einhält, bleibt am Markt. Ein Anbieter, der es ignoriert, riskiert Bußgelder und Schließung, und deine Adresse wäre dann weg.

Woran du einen unseriösen Anbieter erkennst

• Er vermietet eine Adresse ganz ohne Ausweisprüfung.
• Er fragt nicht nach dem wirtschaftlich Berechtigten.
• Er wirbt damit, dass man „anonym“ eine Firmenadresse bekommt.
• Er kann nicht erklären, wie er deine Daten speichert und schützt.

So läuft die Prüfung Schritt für Schritt

1. Buchung und Zahlung: Du wählst deinen Tarif und bezahlst.
2. Start der Prüfung: Direkt im Anschluss startest du die Identitätsprüfung auf der Seite.
3. Ausweis fotografieren: Du fotografierst Reisepass oder Personalausweis live mit Smartphone oder Webcam.
4. Selfie: Ein kurzes Selfie wird mit dem Ausweisfoto abgeglichen.
5. Ergebnis: In der Regel nach wenigen Minuten. Danach bekommst du deinen Nutzungsvertrag.

Du musst dafür nicht nach Berlin kommen. Alles läuft online über einen spezialisierten Prüfdienst.

Häufige Missverständnisse

• „Ich miete doch nur eine Adresse.“ Gerade die Bereitstellung einer Geschäftsadresse fällt unter das Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. c GwG).
• „Das Transparenzregister reicht doch.“ Für den wirtschaftlich Berechtigten muss der Anbieter die Angaben beim Kunden selbst erheben (§ 11 Abs. 5 GwG).
• „Meine Daten liegen dann für immer dort.“ Nein, es gelten feste Fristen: fünf Jahre Aufbewahrung, spätestens nach zehn Jahren Vernichtung (§ 8 Abs. 4 GwG).

Was nach bestandener Prüfung passiert

Ist die Prüfung durch, bekommst du deinen Nutzungsvertrag per E-Mail. Angeben kannst du die Adresse schon ab dem Tag der Buchung, für Impressum, Handelsregister, Gewerbeamt und Finanzamt; der Nutzungsvertrag dient dir als Nachweis. Deine Post nehmen wir bereits ab der Buchung an; weitergeleitet oder gescannt wird sie, sobald die Prüfung abgeschlossen ist. So entsteht keine Lücke, in der Sendungen verloren gehen.

Häufige Fragen

Warum brauche ich für eine Adresse einen Ausweis?

Weil das Geldwäschegesetz Anbieter von Geschäftsadressen dazu verpflichtet.

Welche Dokumente werden akzeptiert?

Reisepass oder Personalausweis.

Muss ich persönlich vorbeikommen?

Nein, die Prüfung läuft online.

Was passiert, wenn die Prüfung fehlschlägt?

Du bekommst eine E-Mail mit einem Link für einen neuen Versuch. Klappt es dann nicht, kannst du uns anrufen.

Wie lange dauert die Prüfung?

Meist nur wenige Minuten. Klappt der Abgleich nicht, bekommst du einen Link für einen neuen Versuch.

Muss der Geschäftsführer persönlich geprüft werden?

Ja, die handelnde und vertretungsberechtigte Person wird identifiziert. Bei mehreren Geschäftsführern klären wir, wer unterschreibt.

Welche Ausweisdokumente werden akzeptiert?

Reisepass oder Personalausweis.

Was ist, wenn ich für eine Gesellschaft handle?

Dann werden zusätzlich zur Gesellschaft (Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitz) auch die Vertretungsberechtigten und der wirtschaftlich Berechtigte erfasst.

Fazit

Die Identitätsprüfung ist keine Schikane, sondern gesetzliche Pflicht für jeden Adressanbieter. Sie schützt alle Kunden an einer Adresse und ist ein Merkmal seriöser Anbieter.

Persönlich beraten lassen

Du bist dir unsicher, welche Lösung zu deiner Situation passt? Ruf uns an unter 030 28451106 (Mo–Fr, 10–18 Uhr) oder schau dir die Tarife im Überblick an. Die Adresse kannst du online in wenigen Minuten buchen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.